1、系统思维不足，各方自行备案

水务工程项目从立项、施工到检查运行，分为不同阶段，由不同部门完成。水务文件也由不同阶段的文件资料总结而成。这些不同阶段、不同部门形成的水务项目资料实际上是该项目的有机组成部分，前后连接。不同部门负责的各模块中的工作，形成的也是专业资料，但项目建设部门作为该工程的负责人、承包人、组织者，系统、整体地看待项目资料，将分布在各部门的资料作为该项目资料的有机构成部分，及时催促有关部门提交资料，保证该项目资料的完整性。

部分项目建设部门不重视文件工作，无法从全局、全工程建设的角度系统考虑备案工作，无视各部门形成的资料，分散在各家。这引起了问题。也就是说，各个文件管理的工作有偏差，有的立即存档，有的丢弃，有的形成文件，有的只是零散的资料。这样，就不能形成有价值的项目文件。水务工程文件工作缺乏系统思维的另一个表现是项目建设者只是被动地接受从各方面提交的资料，对方提交的话接受什么，是否完整，是否有遗漏等，一部分建设者没有建立各方面提交文件的制度，各方面自己保管。一旦后，后期补充困难，工程文件无法形成有机、系统的联系，无法如实反映工程整体的概况。

2、工程资料束高阁无法有效利用

收集项目资料后的第二项工作是编辑、加工资料，以静态、杂乱的资料一定的形式整理、转换、加工为系统文件资源，特别是形成搜索工具如果档案资源没有分类，只是杂乱地堆积在档案室里，没有方便的搜索方法，随着时间的推移，它们变成了旧纸堆，没有人感兴趣。特别是水务工程资料，种类繁多，形式多样，占有面积大，专业性强，没有专业编辑和加工，就找不到，只能被束缚的高阁，当然不能说利用问题。在现实工程文件管理实践中，有些工程文件长期堆积在文件室，有些人需要利用文件，通常由于各种原因拒绝，不得不去文件室寻找。这种存档方式显然与信息社会资源共享的时代特征和水务建设事业发展形势不适应，限制了存档发挥应有的价值和作用。因此，现代文件信息资源的利用服务模式发生了很大变化，静态文件需要活，文件不再被文件馆(室)封印。如果水务工程文件无法有效利用，不仅浪费资源，还可能对建设周期发生的问题、责任划分发挥证明书的作用，失去其应有的价值。

3、人员未到

现实水务文件工作中出现的资料丢失、未及时归档、散落、未利用等问题，归根结底是没有专家专门从事这项工作。长期以来，档案保管被认为是一项枯燥无味、简单机械的工作，工作人员就像普通的仓管员一样，无需专业知识，任何人都可从事。因此，很多项目没有配备专职的文件工作人员，文秘工作人员兼任，建设者是这样的。施工人员、监理人员自己不是组织者，承担的只有工程的某个模块，没有配置文件人员。工程文件与通常的文件文件大不相同，专业性更强，秘书工作人员无法管理工程文件，二是心灵富裕，缺乏专业知识，特别是水务工程项目包括大量专业图纸，这些图纸如何保管，如何折叠人员不足，没有人组织文件工作。文件的规范化、完整化管理无法谈论。

二、提高水务工程文件工作水平的途径

1、制定行业统一标准，规范备案工作

随着中国水务事业的快速发展，水务工程建设项目越来越多，形成的文件越来越多，但面临的现实困难之一是库存压力的增大。水务工程文件库存容量和日益增加的文件数量形成了需要解决的矛盾，特别是行政水平高的文件部门需要保管从部下部门提交的工程文件，这些工程文件中重复性的资料很多，例如监理方、施工方的文件包括项目整体的合同文件、设计方案、施工方案、进度表等，这些都是建设方向施工方、监理方提供工作需求的，具有同一性，整个工程只需保管一份即可。这些文件都很厚，占有空间很大，保存各个模块的话，会发生重复存档的问题，仓库的压力很大。因此档案保管部门应从实际情况出发，站在整个工程项目系统、宏观的角度，对各档案形成主体提出统一的规范要求，明确哪些案卷需保存，列入档案范畴，哪些材料只作为一般资料由下属单位负责保管即可，无需归档，减少归档数量，避免重复归档。作为工程资料备案工作的负责人，建设部门应及时准确地收集、整理工程建设过程中形成的资料，有目标，有期限。

2、形成电子搜索，方便使用

文件管理的目的不是让文件堆积在仓库里，而是为了保管而保管。水务文件记录了水务建设的发展历史，包括丰富的气象、地质、水文资料，这些资料对今后当地工程项目建设有很大的参考价值，可以避免重复测量、重复建设、重复研究等问题造成的人力、物力、财力等资源浪费。水务文件开发利用后，可以转变为现实生产力。因此，水务工程文件管理工作不应使文件成为旧纸堆，而应使其活。这必须编辑水务文件，形成完整、系统的文件，同时丰富水务工程文件的信息检索内容，建立目录中心，提高文件的电子检索水平，满足不同人群、不同机构对文件资源的利用需求。这也是一个双向的过程。越来越多的人可以从水务文件中获得有用的信息，体验水务文件的工作价值时，相应地支持水务文件的工作，更加自觉积极地存档工作中的资料，统一保管利用。

3、负责人负责文件工作

工程建设通常实施项目制，员工由于项目组织，项目结束后，员工解散。如果相关文件数据不及时归档，很可能会丢失或丢弃，导致文件不完整，影响以后的存放和利用。因此，文件管理工作应纳入工程项目管理工作不可或缺的构成部分，专家负责文件的收集、立案、保管、利用、保密等相关工作，负责人。从我们公司的实践来看，我们公司为了确保工程资料及时备案，各项设立专业资料负责人，专业人员协调测量、设计、施工、监理等各方面的秘书负责人及时收集、整理各模块工作资料，提出要求，交接资料，制作交接记录，统一总结、编辑。

专职档案工作人员除汇总各单位汇总的档案外，还负责立案阶段、项目准备阶段、项目试运行阶段、项目验收阶段的项目资料收集、整理和立案。其工作应参与整个工程建设过程，与项目建设同步。即项目每个阶段的工作一完成，该阶段的案卷应立卷归档，比如立项通过审批，立项资料在几个工作时限内应收集到位，通过验收，验收资料在一定的时间内需整理到位，以保证资料及时归档，确保档案的完整和系统，避免档案流落在外，等项目结束后无从查找的问题。结语水务工程档案是水务工作者劳动智慧的结晶。其档案工作与合同管理、施工管理、投资管理等相同，是完成工程建设任务不可或缺的重要管理手段，同时也是水务工程建设单位的主要责任。水务工程文件工作的各个环节与工程建设任务密切相关。提高文件管理水平，进行规范化管理，可以更好地为水务工程建设提供服务。

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