监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监理工程师，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理材料产生在监理过程中的特点，制定谁监理、检查、谁负责的监理资料管理原则是合适的。因此，监理机构内部应明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。监理的工作范围明确了，监理资料的责任也明确了。

专业监理工程师负责本专业原材料、分项工程检验和监理资料(包括附件)的收集和整理，分部工程检验完毕，必须向完整、真实的监理资料提交资料员检验备案。资料员负责监理资料的检查、分类整理。为了保证监理材料管理工作的有序进行，项目监理机构还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、报告制度和监理人员轮流工作替代制度，确保工作场所不缺人，工作由人管理，监理日记由人记录，确保监理材料的连续性、完整性。

监理人员报告监理工作时，应同时报告监理资料。总监理工程师在检查监理人员的工作时，也应同时检查其负责的监理资料。从监理材料的质量可以评估该监理人员的工作质量。

要注重对施工材料的监理。

监理资料管理要做到及时、真实、有序，在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，逐步检查。对施工资料的监理是监理工程师的重要工作内容。

施工资料也是日后施工单位质量责任的证据。施工单位有义务管理施工资料。为了促进施工部门重视施工资料管理，必须在第一次施工现场例会上强调施工资料的重要性，说明施工检验的相关程序和基本条件。特别是在施工准备阶段必须严格检查，坚持检查需要资料，各施工资料必须真实合格的原则。在平时的工程例会上多次重申，得到业主的理解和支持。

加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持。

监理资料管理工作与其他监理工作一样，需要加强与业主的沟通，赢得业主的理解和支持，监理资料中的施工合同文件、调查设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位和标高资料、地下障碍物资料等，由业主提供。平时工作的交往信、会议纪要、监理工作联系方式等也与业主有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。对施工资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。

监理日记是监理人员检查监理工作、监理资料的主线。

监理日记是每天记录监理工作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的全方位，时间的连续性强，这是监理人员检查监理工作和监理资料的重要线索。

总监应每天在监理日记上签字，检查监理人员的工作，熟悉监理状况。监理日记的检查，监理工程师根据监理人员的责任和施工进度，可以检查监理日记是否有错误的部分。例如，工程施工已经到了基础检查阶段、工程项目某单位的土建。专业监理日记中，该单单位的施工方案检查、材料检查、测量放线检查、基础隐蔽工程检查等事项，期间还应有工程例会、质量问题处理等事项。根据这些记录，可以进一步检查监理人员负责的监理资料是否完整、及时、分类有序。如果监理日记中记载水泥入场检查，可以检查当天是否有水泥检查表，检查附带的水泥合格证、准用证等质量证明资料是否齐全、有效的当天有测量放线检查记录，检查当天是否有测量放线检查表，检查附带的施工单位的自我检查资料和测量成果、监理再检查记录等。也可以根据监理资料检查监理日记。例如，根据某个原材料报告书的日期，检查那天的监理日记是否有记录等。这不仅检查了专业监理工程师负责的监理资料，还检查了监理工作的质量。监理日记审查后，总监理工程师必须签字留下记录。目前，一些监理日记过于简单，内容不完整。一些记录内容不准确，只记录了施工形象的进度，但监理的工作内容没有认真记录。一些记录日期与施工数据不匹配。监理日记缺陷，监理工程师应及时检查，督促纠正。这样，总监理工程师可以通过监理日记的检查，掌握每个监理人员的工作情况，同时督促监理人员按照规范进行监理工作。

实践证明，要管理监理资料，在提高监理人员素质的基础上，监理工程师要重视，完善制度，执行责任，勤于检查督促。这样，工程完成后，就可以留下满意放心的监理资料。